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L’on pourrait s’interroger sur l’importance du classement des archives dans une administration. Le classement est avant tout une obligation légale et d’une nécessité pour toutes entreprises productives. Selon la loi, les dossiers administratifs doivent être conservé dans de bons états durant la durée légale. Avec un bon classement, vous pouvez facilement retrouver vos documents utiles pour la productivité de l’entreprise. Pour ce fait, il urge de réussir le classement de vos archives.
L’installation d’un cadre de classement
L’archivage des documents administratifs répond à certaines règles qui assure la traçabilité des activités dans une administration. Mais pour commencer, installez d’abord un cadre de classement. Ce cadre est un accessoire qui vous permet de bien ranger vos documents. Dans une entreprise, la gestion des archives part de l’installation d’un cadre de classement. Mais avant d’installer le cadre, vous devez aménager une pièce pour les archives. Si vous n’avez pas cette possibilité, aménagez un coin pour cette cause. Avoir une pièce d’archive est plus conseillé.
Toutefois, vous ne pouvez pas mettre les documents à archiver sur le sol. C’est en cela que vous avez besoin d’un cadre. Les cadres sont disponibles dans de différentes tailles et selon vos besoins. Cependant, nous préconisons un cadre assez grand et spacieux avec une capacité de prendre des milliers de documents. Ces cadres sont disponibles sur les marchés en ligne avec une livraison rapide. Vous pouvez aussi lancer une commande sur mesure pour s’assurer de la taille du produit.
Le système d’identification
Une fois le cadre installé, vous pouvez maintenant commencer le classement. A ce stade, vous devez être attentif et éveillé pour réussir votre classement. Et pour y parvenir, le système d’identification est de mise. Chaque dossier a une valeur différente et une date variée. Ce système d’identification prend donc en compte la date, la valeur et la nature du document administratif. Si votre système d’identification est bien fait, vous aurez un classement qui vous offre un repérage facile et rapide.
Cette phase consiste à marquer chaque colonne du cadre avec des identifiants permettant de vite repérer les dossiers archivés. C’est tout en respectant ce plan de classement, que vous aurez une gestion digne du nom. Ignorez cette phase et vous aurez du mal à retrouver les documents archivés dont vous avez besoin. Bien que cela semble beaucoup de travail, vous devez quand même le faire pour une gestion bien ordonnée. Vous pouvez même employer un agent pour la gestion de vos archives.
La sécurité des dossiers archivés
Maintenant que vous avez beaucoup avancer dans le classement des documents archivés, notez ces archives doivent être bien gardé. Des fois, le classement peut être au top, mais pour une raison d’insécurité, les archives sont détruites avant leur délai légal. C’est pour ce fait que la sécurité est cruciale dans le cadre des archives. Ainsi, votre salle d’archive doit être protéger des rangeurs, les insectes ou tout espèce pouvant détruire les papiers.
En dehors de ces espèces, cette pièce doit être protégé contre les personnes malintentionnées pouvant retirer les archives et les détruire. Si possible, l’accès dans la salle des archives doit être limité à l’agent en charge. Aussi léger que parait la sécurité des archives, elle vous permet d’avoir vos dossiers intacts et en forme même pendant une longue période. Une brèche dans la sécurité peut anéantir vos efforts.